Воронка реализации времени. Часть 1

Для управления бизнес-процессом учета времени необходимо иметь доступ к объективным аналитическим показателям, отражающим его характеристики и динамику. Система таких показателей в ProjectMate основывается на модели воронки реализации времени и категорий времени.

Воронка реализации времени

Принцип воронки означает, что для включения в финансовый документ время должно преодолеть различные стадии учета, переходя из одной категории в другую. При этом существуют как категории времени, позволяющие в последующем довести запись до включения в финансовый документ, так и категории нереализуемого времени. К первой потенциально относятся все записи по оплачиваемым видам деятельности в коммерческих проектах, ко второй относятся, например, записи по проектам «Развитие бизнеса» и «Обучение».

Схематично категории реализуемого времени помещаются внутрь воронки реализации, а категории нереализуемого времени располагаются за ее пределами. На каждой стадии запись может как проследовать далее по воронке реализации, так и быть отсеянной, получив статус нереализуемого времени. Такая организация позволяет классифицировать деятельность сотрудников, а также получать полную картину процесса учета и реализации времени при помощи аналитических отчетов.

Настоящая статья открывает цикл методических обзоров, посвященных процессу учета времени и его анализу при помощи отчетов. В первой части рассматриваются категории времени, находящие внутри воронки реализации. Вторая часть посвящена описанию категорий времени, остающихся за ее пределами.

Несмотря на то, что записи за пределами воронки не участвуют в прямом получении прибыли, их наличие крайне важно, т.к. они позволяют выявить фактическое распределение рабочих ресурсов, определить эффективность, минимизировать непроизводственные издержки, а также найти оптимальный баланс между коммерческой деятельностью и инвестициями в развитие и продвижение на рынке. Третья, заключительная, статья данного цикла посвящена решению указанных задач при помощи аналитических отчетов ProjectMate.

Категории, находящиеся внутри воронки реализации

Прежде всего, деятельность компании разделяется на коммерческие и некоммерческие проекты. В ProjectMate коммерческим проектам присваивается тип «Работа по договорам», а некоммерческие проекты могут быть разделены на множество направлений, таких как «Развитие бизнеса», «Внутренний проект» и т. д.

Однако на первых стадиях воронки записи по коммерческим и некоммерческим проектам не разделяются. Записи о времени, вносимые сотрудниками по всей деятельности компании, относятся к начальной стадии воронки реализации и формируют первую категорию времени – «Отмеченное время». Строго говоря, отмеченное время (1) соответствует совокупности всех действительных (не черновых, не отклоненных и не отправленных на доработку) записей о времени по коммерческим и некоммерческим проектам.

Далее следует этап первичного контроля рабочего времени, на котором руководитель проекта проводит проверку и утверждение записей. Некорректные записи возвращаются на доработку либо, в крайнем случае, отклоняются. Этот этап бизнес-процесса приводит к появлению следующей категории времени – учтенного времени (2), которое соответствует совокупности утвержденных записей о времени по коммерческим и некоммерческим проектам.

На следующей стадии воронки появляется возможность оценить деятельность компании, ведущуюся исключительно в интересах клиентов. С этой целью вводится понятие утилизации времени (3), под которым подразумевается совокупность утвержденных записей о времени по коммерческим проектам.

При работе в интересах клиента неизбежны непроизводственные издержки, такие как, например, внутренние совещания или затраты времени на изучение и подбор нормативной базы. Зачастую они не могут быть напрямую оплачены со стороны клиента, и компании необходимо их прогнозировать и минимизировать.

Для того чтобы определить, принадлежит ли запись о времени по коммерческому проекту к оплачиваемым работам или к непроизводственным издержкам, предусмотрен флаг «К оплате». Установленный на карточке записи о времени флаг означает оплачиваемую деятельность, отсутствие флага свидетельствует о том, что оплата со стороны клиента не предполагается. Данное разделение приводит к появлению категории времени «К продаже» (4) – совокупности записей по коммерческим проектам с установленным флагом «К оплате».

Нередко при формировании финансовых документов появляется необходимость корректировать цену услуги. Для этой цели на карточке записи о времени предусмотрено специальное поле «К оплате». С его помощью становится возможным, напрямую задавать стоимость времени, которая будет фигурировать в финансовых документах, при этом, не прибегая к таким косвенным средствам, как изменение фактической длительности или ставки исполнителя.

Данная возможность лежит в основе категории времени «К оплате» (5). Оно рассчитывается по той же совокупности записей о времени, что и время «К продаже», с тем отличием, что объемы времени рассчитываются не по полям «Длительность», а по полям «К оплате», содержащим возможные коррекции времени. Таким образом, категория «К оплате» отражает потенциально реализуемый объем времени, в случае включения всех формирующих его записей о времени в финансовые документы.

Как показывает практика, процесс включения времени в финансовые документы не является тривиальным. На этом этапе возможны дальнейшие коррекции поля «К оплате», кроме того, не все записи в итоге могут фигурировать в финансовых документах. Включаемые в финансовые документы записи принадлежат к заключительной категории «реализация времени» (6, в некоторых случаях она также именуется «проданное время»). Реализация времени определяется по совокупности включенных в финансовые документы (калькуляции, счета, акты) записей о времени, при этом при расчетах используется значение поля «К оплате». Обратите внимание, что принадлежность к данной категории напрямую не связана с фактом поступления оплаты со стороны клиента.

Таблица ниже резюмирует приведенные выше описания категорий времени. Обратите внимание на столбец «Критерий», отображающий наиболее существенное отличие записей в текущей категории от записей в предыдущей категории. Продолжение следует… Читать статью в PDF