Какие совещания могут испортить вам жизнь

Представьте: рабочее совещание идёт уже третий час, руководитель что-то вещает, сотрудники сидят с серьезными лицами. Кто-то кивает, хмурит брови, короткими фразами соглашается с тем, о чём говорит ведущий. А кто-то играет на телефоне в покер, заказывает вещи в интернет-магазине, переписывается в чате с друзьями по поводу планов на выходные. Знакомая картина?

Подсчитав человеко-часы и умножив их на стоимость оплаты труда, можно прослезиться. Руководителя компании пожалеть и высказать возмущение нерадивым сотрудникам. Но не всё так просто, часто сам руководитель создаёт такую ситуацию. Как именно — сейчас разберёмся.

Независимо от того, какая у фирмы специфика, обычно совещание преследует определённую цель.

Цели могут быть такими:

распределить задачи, например, планы по продажам в регионах;

узнать статус задач, например, какие показатели по новогодней распродаже, когда закончится монтаж оборудования и запустится новый цех, чего не хватает, чтобы сдать проект раньше времени;

сделать объявление, например, о запуске нового продукта;

найти решение проблемы, например, как сдать проект вовремя, после неожиданного ухода двух ключевых сотрудников;

принять решение, например, обсудить с партнёрами варианты и вместе выбрать наилучшее;

Несмотря на то, что есть цели, часто совещания проходят бестолково. Основных причин для этого две: организатор плохо подготовил или плохо провёл совещание.

Признаки плохой подготовки

Нет повестки. Нужен список вопросов, которые планируется обсудить. Его важно не держать в голове, а написать и заранее разослать участникам. Он должен содержать: дату и время, место или способ связи, перечень вопросов с указанием, кто будет по ним отвечать.

Нет данных. Это информация, которая нужна для лучшего понимания сути вопроса и принятия решений. Например, поднимается тема о претензиях клиентов, недостаточно сказать: «У нас много жалоб» или «У нас все плохо». Надо конкретно — сколько претензий и к чему они относятся. Когда ясна суть — яснее следующий шаг.

Нет общего понимания критериев для принятия решения. Если стоит вопрос о работе с новым поставщиком, все ли участники одинаково понимают, что важно иметь в результате-лучшую цену, условия оплаты, качество, эксклюзивность? Есть ли представление о рисках в случае установления таких приоритетов? Тема организации среды для принятия решений большая, её обсудим в отдельной статье.

Ещё частая проблема в том, что на совещания приходят люди, к которым рассматриваемые вопросы не относятся. Либо относятся только, например, первые два вопроса из пяти, но они вынуждены сидеть до конца совещания.

Когда организатор плохо ведёт

Не придерживается повестки и отклоняется от темы;

Не останавливает сотрудников, которые любят «поболтать не по делу». Таких людей заводит общее внимание и они способны оттянуть на себя и своё выступление значительную часть времени;

Не даёт выступить сотрудникам, с той точкой зрения которая ему не нравится;

Не следит за временем и совещание сильно растягивается;

Не подводит итог совещания: дальнейшие шаги, кто ответственный, к какому сроку всё должно быть готово.

Но на самом деле, понять что совещание прошло без пользы — легко. Если после окончания есть впечатление, что время «слили в унитаз». Поболтали, вышли и забыли.

Чем это грозит

Руководитель на личном примере показывает, что рабочие часы можно тратить на бесполезные разговоры. Если можно просидеть три часа ничего не делая на совещании, то почему бы так же не поболтать в курилке на 10 минут дольше или не опоздать на работу на 20 минут. Руководитель не ценит время сотрудников — сотрудники не ценят время, которое им оплачивает предприятие.

У сотрудников снижается мотивация и появляются установки: «после совещания ничего не меняется — любая активность не имеет смысла», «у нас все только говорят, но ничего не делают», «начальник повыступает и забудет». К тому же, у многих появляется недовольство из-за потраченного времени. Ведь основные задачи никуда не деваются. После впустую потраченных часов более ответственные сотрудники задерживаются на работе, приходят на выходных чтобы доделать свою работу. Менее ответственные — начинают халтурить.

В результате, руководитель, сам того не замечая, может формировать вредные организационные привычки.

Что это такое

Привычки — это действия, которые стали регулярными и выполняются на автомате. Они возникают потому, что человеческий мозг постоянно ищет способы экономить усилия. Это явление исследовал русский ученый Иван Павлов в своих опытах с собаками.

Человек более половины ежедневных действий совершает на автомате: чистит зубы, включает утром чайник, обедает в ближайшем кафе и многое другое.

Привычки есть и у организаций. Это те действия, которые стали нормальными для большинства работников и совершаются ими постоянно. Они могут значительно отличаться от правил, написанных в регламентах и инструкциях. И когда в компании знают, что совещания проводятся впустую и люди там «отсиживаются», вскоре у них появляется привычка растрачивать рабочее время и в других случаях. Это и есть организационная привычка.

Примеров организационных привычек множество: вот ещё один — старые сотрудники регулярно приходят на работу на 15 минут позже и уже даже не считают это опозданием. Новые сотрудники, адаптируясь в компании, со временем тоже перенимают эту норму.

Плохие организационные привычки ухудшают здоровье предприятия. О том, как они формируются и как их менять, рассмотрим в следующих публикациях.