Написание деловых писем — важнейшее из искусств
1.1.9. Исполнитель дотошен - он просматривает письмо Очень Внимательно, чтобы найти поводу развернуть лишнюю работу.
1.1.10. Исполнитель начинает делать. Если он сталкивается с каким-то вопросом, он не думает, не пытается сделать остальные пункты - он останавливает работу на середине и отсылает в обратку свой вопрос: "у вас тут запятая пропущена, поэтому не могу разобраться, что от меня-то требуется"
1.2. Решения по письму принимают люди разных уровней, разной компетенции, разной технической подкованности. Оно должно быть хорошо структурированным и многослойным именно для того, чтобы директор понял, что это и зачем, а конечный исполнитель разобрался в задаче без единого дополнительного вопроса 1.3. Если письмо не читается по диагонали, оно в лучшем случае вернется к вам с вопросом, а скорее всего осядет у кого-нибудь в почте с пометкой "разобраться" или вообще уйдет куда-нибудь "юристу на согласование" с концами 1.4. Когда в очередной раз появится мысль "и так сойдет", вспомните эту цепочку и прикиньте риск зависания письма2. Помните про вопросы, которые будут задавать себе получатели
2.1. В чем вообще проблема?2.1.1. Не понятно? Ну и черт с ним. Если это так важно - напомнят.
2.2. Зачем это письмо попало ко мне?2.2.1. Не ясно? Ну и черт с ним. Кто-нибудь из других получателей разберется.
2.3. Что я должен сделать?2.3.1. Не очевидно? Наверное, ничего не должен.
2.4. Могу ли я кому-нибудь его переслать?2.4.1. Ну и что, что новый получатель не в курсе темы. Будет непонятно - спросит. Наверное.
2.5. Займет ли больше 2-х минут?2.5.1. Тогда в список задач. Я молодец, в последнее время я снизил средний срок выполнения задачек с 14 до 12 дней.
3. Правильная тема письма: (четверг) sony.ru: составление КП на контекст
3.1. Список входящей почты человека = список его дел 3.2. Вначале срочность или сроки (если есть) 3.3. Обязательно домен проекта (домен, а не название, чтобы автоматические фильтры проще настраивать) 3.4. Обязательно суть дела 3.5. "(срочно) samsungplay.ru: запуск весенней кампании" 3.6. "(до 14 июля) sony.ru: утверждение дизайна v2" 3.7. "lg.ru: согласование нового формата отчетов" 3.8. (без темы) 3.9. "изменения" 3.10. "Re[47]: последний вопрос" 3.11. "Письмо от Самсунга" 3.12. "резюме"4. Правильная структура письма
4.1. Краткое содержание (для больших писем)4.1.1. Большие письма - это когда больше трех абзацев.
4.1.2. Кстати, длина абзаца - не больше 4-5 строк по 80-120 символов
4.2. Описание проблемы, кого она касается, чем грозит 4.3. Дальше отдельными абзацами каждая мысль, которую вы хотите донести. Мысли должны идти последовательно, одна вытекать из другой, иметь логику и смысл. 4.4. Если это ответ на письмо с вопросами, то здесь идут ответы на каждый из вопросов в отдельности. Если ответ уже прозвучал в большой связной части выше, так и пишите. Но ни один вопрос не должен оставаться без собственного ответа. 4.5. В больших письмах используйте подзаголовки. Просьбы о действия стоит выделять. Кто их должен сделать - тоже. 4.6. Обращение с просьбой к каждому человеку начинайте с отдельного абзаца.4.6.1. "Кстати, Макс, поправь там верстку" в конце длинного абзаца или даже во второй половине строки, скорее всего, будет просто не замечено.
4.7. Если в письме больше двух абзацев - в конце ещё раз кратко отдельными строчками - все последствия, а также кто и что должен сделать4.7.1. Если никто ничего не должен - так и пишите. Например "Информация к размышлению" или "На будущее" или "Начинаю пересылать материалы по частям. Пока ничего делать не надо."
4.7.2. Если вам просто нужен ответ - так и пишите: "Жду ответ"
4.7.3. Если без этого ответа вы не можете выполнить какое-то задание - так и пишите: "Жду ответ. Без него я не могу закончить . "
4.7.3.1. Это же часто попадает в первый абзац - в описание проблемы. "Кирилл, я не могу закончить . без того-то и того-то.". А в конце ещё раз, что ждете ответ и что задача пока стоит.
5. Хорошие привычки
5.1. Актуальность темы5.1.1. На каждое письмо должен быть ответ с той же темой и в рамках той же темы.
5.1.2. Если тема меняется - надо писать отдельное письмо со своей темой.
5.1.2.1. Если только это не "Список финальных правок по проекту"
5.1.3. Несколько писем подряд с разными темами - это нормально. Удобней будет пометить их как задачи.
5.1.4. Три письма подряд на одну и ту же тему - это не нормально. Нужно сразу писать цельное единое связное письмо.
5.1.5. Если не следить за соответствием темы и содержания, получатель будет терять ваши задачи. Вот и всё:)
5.2. Особенно крупные письма стоит готовить в майнмэпах, чтобы строже держать структуру и ничего не забывать 5.3. Перед отправкой письма стоит ещё раз проверить всё: получателей, тему, структуру, вывод. Все ли получатели правильно поймут написанное? Все ли исполнители заметят свои задачи в тексте?6. Такой вопрос
6.1. Я дизайнер / верстальщик / программист / начальник, писать такие письма - не моя работа. Есть менеджер - пусть он работает переводчиком моих кратких, но емких писем, а заодно и отвечает на все запросы клиентов.6.1.1. Письма, утверждения, согласования, задания - всё это часть процесса решения Задачи.
6.1.2. Смысл вашей работы - выполнять задачи и решать проблемы.
6.1.3. Как минимум, ваши письма должны быть достаточно качественными, чтобы быть понятны хотя бы менеджеру, и достаточно полными, чтобы дать ему всю необходимую для решения проблемы информацию.
6.1.4. А дальше всё определяется узким местом в нашей системе. Главное, быстрее доводить задачи до решения.