Руководство по быстрой настройке Adobe Sign

В этом руководстве приведены начальные действия по настройке учетной записи Adobe Sign и подготовке к отправке документов.

Ниже представлены два раздела с вкладками: один — для пользователей системы, другой — для администраторов. В каждом разделе содержится список функций для настройки, а справа от названия функции указаны уровни учетной записи сервиса, к которым они относятся.

Мы рекомендуем всем пользователям сначала настроить свой идентификатор пользователя, а затем, если у вас учетная запись администратора, перейти на вкладку «Администратор» и настроить параметры учетной записи.

Индивидуальные учетные записи — это учетные записи с одной лицензией, поэтому по умолчанию пользователь также является администратором учетной записи.

Пользователи

При первом входе в Adobe Sign выделите немного времени на проверку своей личной информации пользователя. Эта информация используется в различных шаблонах, поэтому крайне важно, чтобы она была правильной.

• Наведите курсор на свое имя в правом верхнем углу, чтобы открыть меню, и нажмите Мой профиль.

На странице профиля отображаются данные, которые приложение Adobe Sign будет использовать в любых выполняемых вами транзакциях. К таким данным относятся:

• Полное имя: используется в сообщениях электронной почты, а также в печатной версии подписи по умолчанию
• Должность: автоматически подставляется в поле «Должность» при наличии такого
• Название компании: автоматически подставляется в поле «Компания» при наличии такого. Должно представлять собой полное юридическое название организации
• Часовой пояс: метки времени и даты в вашем часовом поясе для ясности при создании отчетов

Для изменения любых из этих данных нажмите кнопку Изменить профиль, внесите необходимые изменения и выберите Сохранить.

Adobe Sign предлагает три стиля подписи в зависимости от ваших личных предпочтений или бизнес-требований:

• Рукописная подпись. Текущее значение по умолчанию и предпочтительный стиль. К вашему имени применяется специальный шрифт, создающий вид рукописной подписи.

При выборе этого параметра более точная настройка не требуется.

Создайте свою собственную подпись в разделе Личные настройки > Моя подпись.

Нажмите кнопку Создать, чтобы открыть панель «Подпись» и выбрать способ создания подписи.

• Биометрическая подпись. Нарисуйте подпись, используя мышь или проведя по экрану пером или пальцем. Рисование подписи на планшете пальцем дает наилучший результат.
  • Параметр Мобильное устройство позволяет перенести подпись с используемого в настоящий момент устройства на телефон с сенсорным экраном.

  Нажмите кнопку Применить после того, как вы создали подпись.

  Для опытных пользователей, которым необходимо контролировать свои транзакции, можно настроить события, при которых они будут получать сообщения электронной почты или предупреждения в отчетах.

  Для перехода на страницу «Уведомления» выберите Личные настройки > Мои уведомления

  Краткие определения некоторых понятий:

  • События — действия, которые выполняются с документом (отправка, просмотр, подпись и т. д.).
  • Оповещения — ожидаемые действия, не произошедшие в течение указанного периода времени (документ не был просмотрен за восемь часов или просмотрен, но не подписан в течение трех часов и т. д.).

  Для событий и оповещений можно настроить два способа уведомления. Вы можете не выбирать ни одного из типов уведомлений или выбрать оба, установив флажки у соответствующих параметров. Параметры:

  • Электронная почта При выборе этого параметра электронное письмо отправляется каждый раз, когда происходит событие или выполняется оповещение. В зависимости от объема загрузки, этот параметр может создавать много «спама», поэтому рекомендуется установить его с учетом объема загрузки вашей электронной почты.
  • Событие События отображаются на главной вкладке (в разделе «События/оповещения») и будут указываться во всех отчетах, которые вы создаете на странице «События/оповещения».

  Обратите внимание, что для событий/оповещений имеются две вкладки.

  • Мои события/оповещения — это настройки документов, отправителем которых являетесь вы.
  • Общие события/оповещения — это настройки для любого другого пользователя, с которым вы совместно используете учетную запись. Для настройки параметров «Общие события/оповещения» выберите Личные настройки > Общие события/оповещения.

  Отчетность можно настроить в нижней части страницы, чтобы отправить сводку отмеченных вами событий. При необходимости этот отчет может отправляться раз в неделю, каждый рабочий день или каждый день недели.

  Уровни обслуживания «Бизнес» и «Организация» позволяют пользователям создавать личные подписи (например, файл подписи в электронной почте).

  Если данная опция предоставлена вашим администратором учетной записи, личную подпись можно настроить, выбрав Личные настройки > Подпись моих сообщений эл. почты

  • Если опция не отображается, администратор вашей учетной записи может предоставить ее на уровне учетной записи или группы.

  Личная подпись помещается в нижней части электронных сообщений, но над всеми корпоративными подписями:

  Доступны два параметра языка по умолчанию.

  • Мой язык — язык, используемый по умолчанию в сообщениях электронной почты и в инструкциях на экране.
  • Язык подписи — язык, используемый по умолчанию в сообщениях электронной почты и в инструкциях на экране для получателей, не относящихся к вашей учетной записи Adobe Sign.

  Администраторы

  Приветствуем вас, администраторы!

  Надеемся, что конфигурация вашего персонального идентификатора пользователя выполнена успешно, и вы готовы к дальнейшей настройке учетной записи.

  Приведенные инструкции нельзя назвать краткими. Однако правильная настройка параметров учетной записи гарантирует отправителям и подписывающим сторонам наиболее эффективный и упрощенный рабочий процесс. Кроме того, это поможет избежать вопросов, которые могут возникнуть после развертывания.

  Примечание. Не все параметры, доступные вам, полностью объясняются, поэтому, если у вас возникнут вопросы, обратитесь в службу поддержки.

  Функция Сообщения и инструкции в приложении позволяет Adobe Sign расширить возможности продукта с помощью третьей стороны, предоставляя важные уведомления в приложении, собирая отзывы и данные об использовании, а также предлагая рекомендации или обучение на основе поведения.

  Доступ к соответствующим элементам управления можно найти на вкладке Глобальные настройки администратора учетной записи.

  Включение этой функции позволяет Adobe отправлять уведомления непосредственно в интерфейс Adobe Sign после входа в систему и предоставлять пользователю доступ к документам поддержки прямо в приложения (при нажатии на всплывающую выноску с вопросительным знаком).

  Сохранение копий подписанных документов так же необходимо, как резервное копирование данных с компьютера или смартфона. Вместо скачивания соглашений по одному со страницы «Управление», «Внешний архив» может отправлять копии подписанных соглашений на другой адрес электронной почты, в учетную запись Evernote или Box.

  Настройка

  Выполните вход как администратор учетной записи и выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Внешний архив.

  Чтобы копии соглашений вашей учетной записи отправлялись на другую электронную почту, введите адрес электронной почты в поле Отправлять дополнительную копию… и нажмите кнопку Сохранить изменения.

  Поле «Внешний архив» имеет ограничение в 255 символов. Если необходимо отправить документ большему количеству пользователей, попробуйте использовать список рассылки.

  Чтобы копии соглашений направлялись в учетную запись Evernote или Box, щелкните соответствующую ссылку Нажмите здесь. Откроется окно с инструкциями по конкретному сервису.

  В этих настройках есть много опций, которые необходимо учитывать. Давайте рассмотрим их подробнее!

  Перейдите в раздел Учетная запись > Настройки подписи.

  Первые два параметра управляют автоматическим форматированием линии, над которой располагается подпись, а также данными подписи, которые указываются под линией:

  • Использовать форматированные подписи и инициалы
    • В документ добавляется линия и подпись над ней
    • При отключении этого параметра размещается только подпись без отметок, которые указывают, что подпись является электронной
    • Линия под подписью автоматически изменяется, чтобы быть на несколько пикселей длиннее, чем подпись или инициалы
    • При отключении этого параметра отображается целая линия, длина которой соответствует исходному полю подписи
    Разрешить получателям ставить подпись и инициалы с помощью

    Следующий раздел параметров управляет тем, как получатели подписывают документы. Если в вашей компании нет конкретных требований к подписанию, рекомендуется предоставлять получателям право самостоятельно выбирать способ подписания.

    Предусмотрено несколько вариантов:

    • Ввести имя и инициалы с помощью клавиатуры. Для большинства пользователей это самый простой способ, не требующий никаких дополнительных действий. Получатель вводит свое имя, после чего к имени автоматически применяется шрифт, похожий на рукописный текст.
      • Динамически выбирать шрифт подписи. В Adobe Sign доступны несколько шрифтов, имитирующих рукописный текст. По умолчанию они применяются в определенном порядке. При выборе этого параметра исходная позиция шрифта определяется в случайном порядке.
      Разрешить получателям использовать свои сохраненные подписи

      В данном разделе параметров можно разрешить получателям использовать имеющиеся сохранение подписи (сохраняются биометрические подписи и подписи-изображения). Если вы предпочитаете отказать получателям в использовании сохраненных подписей, им придется рисовать ее или вводить на клавиатуре либо загружать с устройства (в зависимости от того, какие подписи вы разрешили).

      • Все получатели. Все получатели смогут использовать сохраненные подписи.
      • Внутренние получатели. Использовать сохраненные подписи смогут только те получатели, которые в вашей учетной записи Adobe Sign отображаются как пользователи.
      • Никто. Никто не сможет использовать свои сохраненные подписи.

      В этом разделе имеется следующий дополнительный флажок:

      • Разрешить пользователям из моей учетной записи загружать изображения и сохранять их в своих профилях в качестве подписей и инициалов. Пользователи, отображаемые в вашей учетной записи Adobe Sign, смогут загружать изображение своей подписи в разделе «Личные настройки».

      Добавить фирменную символику вашей компании — прекрасный способ оформить документы и транзакции Adobe Sign пользователей и подписывающих сторон.

      Название компании и имя хоста в URL-адресе

      В этом разделе можно указать название компании и имя хоста для вашей учетной записи. Это базовая информация, с помощью которой ваша учетную запись будет отражать актуальные сведения о вас.

      Эти два параметра настраиваются для учетной записи и не могут быть изменены на уровне группы.

      Выполните вход как администратор учетной записи и выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи.

      Название компании

      Значение, введенное в это поле, подставляется автоматически в поле «Название компании» для новых пользователей, когда они создаются в учетной записи.

      По умолчанию в Adobe Sign пользователи могут изменять свои персональные настройки, включая параметр «Название компании» для индивидуального пользователя.

      Для обновления значения поля Название компании в профиле всех пользователей в вашей учетной записи выполните следующее:

      • Установите флажок в поле Задать название компании для всех пользователей в учетной записи.
      • Нажмите Сохранить.

      Для всех профилей пользователей будет применено значение в поле Название компании в качестве значения Компания в их пользовательских профилях.

      Установка флажка Задать название компании для всех пользователей в учетной записи — это единовременная замена для всех пользователей в вашей учетной записи.

      После сохранения страницы для всех пользователей будет выполнено обновление, а флажок будет снят для повторения действия при необходимости (так как пользователи имеют право изменять значения в поле «Название компании»).

      Имя хоста

      При указании имени хоста для учетной записи изменяется URL-адрес, по которому пользователи входят в систему, а также URL-адреса, по которым подписывающие стороны переходят к соглашениям.

      В результате вы получаете URL-адреса с индивидуальным именем хоста.

      Оформление документов и транзакций фирменной символикой вашей компании крайне важно. Ваши клиенты хотят видеть логотип вашей компании в транзакциях, которые вы отправляете. Загрузив логотип, вы добавите фирменную символику своей компании во все электронные письма, которые Adobe Sign отправляет в рамках транзакций.

      Поддерживаются изображения JPEG, GIF и PNG, при этом изображения PNG обеспечивают наилучшее качество.

      Выполните вход как администратор учетной записи и выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Настройка учетной записи > Загрузить логотип.

      Нажмите кнопку Загрузить и перейдите к изображению, которое хотите использовать. Стоит учесть, что лучше использовать изображения установленного размера (60 пикселей в высоту и 200 в ширину).

      После выбора изображения логотип отобразится справа от кнопки Загрузить:

      Изменить логотип можно в любое время. Для этого просто нажмите кнопку Очистить, и логотип будет удален.

      Раздел «Глобальные настройки» на вкладке «Учетная запись» содержит множество полезных функций, и каждый из параметров подходит для конкретного типа использования.

      Ниже представлено краткое описание каждого параметра и рекомендации. Тем не менее, вполне вероятно, что ваш вариант использования будет отличаться от «наиболее распространенного».

      Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Глобальные настройки.

      Прикреплять файл CSV с данными формы к электронным сообщениям подписанного соглашения отправителяЕсли вы используете формы и хотите получать файл CSV с данными полей для каждого подписанного документа, установите этот флажок. Однако работать с отдельными файлами CSV для каждой транзакции может оказаться не совсем удобно.

      • Прикреплять копию подписанного документа PDF к отправляемым электронным сообщениямПосле завершения транзакции каждый ее участник получает копию по умолчанию. Этот параметр позволяет отправлять копии документов только внутренним, только внешним получателям либо и тем, и другим.

      Эта настройка применяется только к копии, прикрепленной к подписанному и сохраненному сообщению электронной почты. Копии, загруженные из Adobe Sign, всегда будут оставаться одним файлом PDF, включающим все.

      • Отправлять дополнительную копию каждого подписанного соглашения на эти адреса электронной почты

      Этот параметр также находится в разделе «Внешний архив», но его можно настроить на уровне группы (для клиентов уровня «бизнес» и «организация»). Это позволяет, например, отправлять заполненные контракты на продажу в бухгалтерию или заполненные соглашения о неразглашении в юридический отдел.

      • Загрузка подписанного документаНеобходимо включить этот параметр, если подписывающим сторонам разрешено печатать документ, чтобы подписать его, и отправлять по факсу. Пользователь может распечатать документ и отправить его вам, и, если этот параметр не выбран, то, возможно, вы не сможете закрыть транзакцию в Adobe Sign.
      • Интеграция с TwitterПользователи могут рассказать о своих успехах! Уведомление Twitter отправляется при каждом выполнении транзакции.
      • Передача пользователям в моей учетной записиВ данном случае передача означает разрешение другой подписывающей стороне (адресу эл. почты) подписать документ вместо вас. Передача не отменяет доступ исходного пользователя к документу, а просто предоставляет другому пользователю право на подпись.

      Имейте в виду, что этот параметр действует для пользователей в вашей учетной записи Adobe Sign (не для всех пользователей в вашей компании). Если у ваших подписывающих сторон нет идентификаторов пользователей Adobe Sign в вашей учетной записи, на них данный параметр действовать не будет.

      • Право на подписьЭтот параметр определяет доступ к подписанию документа по умолчанию для пользователей в вашей учетной записи Adobe Sign.

      Обычно рекомендуется разрешить подписание по умолчанию всем. Если вы планируете использовать Adobe Sign в отделе кадров, то вам определенно нужно разрешить подписание всем. Если вы решили не предоставлять право подписания всем по умолчанию, необходимо указать подписывающие стороны, которые могут подписывать документы.

      Сервис Adobe Sign основан на принципе работы с родительскими-дочерними элементами. Группы являются дочерними объектами учетной записи. Это означает, что новая группа наследует свойства учетной записи. Это также означает, что изменения на уровне группы переопределяют настройки на уровне учетной записи.

      Параметры отправки — это функции, отображающиеся при отправке на вкладке «Отправка». Этот раздел посвящен всем настройкам, которые доступны на этой странице.

      Как и глобальные параметры, они очень сильно зависят от каждого отдельного случая применения.

      Процесс настройки довольно долгий. Не будем терять время и начнем! Выберите Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры отправки.

      Новый инструмент «Возможности отправки»Этот параметр включает новый инструмент «Возможности отправки». Также можно разрешить пользователям переключаться между новым и классическим инструментом «Возможности отправки».

      Можно создавать формы, которые требуют от утверждающей стороны указать информацию в полях, но не подписывать документ.

      • Прикрепление документовЭтот параметр включает все ресурсы, из которых можно брать документы. Если вы хотите управлять версиями документов, вы можете запретить доступ ко всем ресурсам, кроме библиотеки, где хранятся текущие версии форм.
      • Автоматически заполнять имя документаАвтоматическое указание имени документа значительно экономит время, но имейте в виду, что документ называется по имени первого вложенного файла. Если это так, возможно, стоит разрешить отправителю изменять имя документа. На всякий случай.
      • Языки С помощью этого параметра пользователи выбирают язык подписания для внешних подписывающих сторон на странице «Отправка».

      Можно выбрать любой вариант или все. Однако для варианта Аутентификация по телефону необходимо сначала включить параметр Разрешить отправителям задавать параметры проверки удостоверений подписывающих сторон для отдельных получателей.

      • Истечение срока действия документаЕсли ваш случай предусматривает «периоды специальных возможностей», например специальную цену, которая доступна только в течение следующих дней, вы можете указать этот период в настройках. Если документ не будет подписан за заданное время, срок его действия истечет.

      Если включен этот параметр, рекомендуется также включить параметр Разрешить изменение параметров срока действия документа после его отправки. Вам не нужно продлевать срок действия, однако иметь такую возможность очень полезно.

      Ниже приводятся настройки оформления сообщений электронной почты.

      Выберите Учетная запись > Параметры эл. почты. Отобразятся следующие настройки:

      Подпись электронной почты — эта опция, применимая в масштабах всей учетной записи, размещает текстовое сообщение в нижней части ваших электронных сообщений. Это подходящее место, чтобы разместить маркетинговую или юридическую информацию.

      Позволить пользователям применять собственные подписи электронной почты — эта опция позволяет отдельным пользователям создавать личные подписи.

      Изображение верхнего и нижнего колонтитула письма — верхние и нижние колонтитулы электронных писем похожи на логотипы, но больше по размеру. Крайне важно добавить фирменную символику вашей компании в электронные письма. Это позволяет клиентам узнать, от кого они получают сообщения электронной почты.

      Так же, как и для логотипов, поддерживаются изображения в форматах JPEG, GIF и PNG.

      Используйте изображение высотой 200 пикселей и шириной до 600 пикселей.

      Для каждого параметра отобразится ссылка, чтобы Загрузить новое изображение. Изображения можно загрузить из локальной системы. Нажмите Сохранить.

      Параметры безопасности Adobe Sign аналогичны общим параметрам безопасности с помощью паролей любого приложения, за исключением пары дополнительных функций.

      Для настройки параметров безопасности перейдите в раздел: Учетная запись > Параметры учетной записи > Параметры безопасности.

      Параметры единого входа Пользователи входят в систему из базы пользователей Adobe или Google? В этом случае вам следует включить соответствующий параметр и отключить те, которые вы не планируете использовать.

      Планируете использовать API-интерфейс? Если у вас есть разработчик и вы хотите интегрировать Adobe Sign в существующую систему CRM (или любую другую систему с поддержкой API-интерфейса), вам может потребоваться этот параметр.

      Adobe Sign поддерживает REST API:

      Чтобы использовать API Adobe Document Cloud для доступа к данным клиентов, требуются OAuth Tokens.

      Вы можете создать ключ интеграции, если у вас есть старое приложение, не поддерживающее OAuth.

      Если вы не видите ссылку для создания ключа интеграции, обратитесь в службу поддержки.

      Также на этой странице содержатся

      Кроме того, после активации API в левой части отобразится новая ссылка на Журнал API-запросов. В данном журнале отображается XML из входящих вызовов API, и он может быть бесценным в устранении неполадок при наличии любых проблем с кодом.

      Параметр REST API доступен через приложения API.

      Находясь на странице, щелкните ссылку Создайте новое приложение, дайте приложению имя и нажмите на кнопку Создать приложение.

      Идентификатор и секретное слово приложения будут созданы и немедленно отобразятся.

      Разделение пользователей на функциональные группы может оказаться очень удобным, особенно если у вас имеются различные требования к подписи или структуры отчетности, которые необходимо соблюдать.

      К счастью, создать группу в Adobe Sign очень просто. Выберите Учетная запись > Пользователи или Учетная запись > Группы.

      На странице «Группы» нажмите кнопку «+» в правом верхнем углу страницы и введите новое имя группы в соответствующее поле.

      На странице также доступна ссылка для настройки параметров группы — нажмите строку для просмотра ссылки «Параметры группы». Эти настройки почти идентичны глобальным параметрам, указанным на уровне учетной записи, но, поскольку группы являются дочерним объектом учетной записи, настройки группы перезаписывают параметры учетной записи.

      Вы также увидите, что имя группы всегда доступно для обновления, поэтому, если потребуется изменить имена групп, с этим не возникнет проблем.

      Если вы приобрели план Adobe Sign для малого бизнеса, воспользуйтесь веб-панелью администратора Admin Console для управления пользователями и правами, связанными с ними. Кроме того, можно назначить несколько администраторов для управления рабочей группой или поведением функций Adobe Sign.

      Наконец, перейдем к добавлению пользователей!

      В Adobe Sign создать пользователей можно двумя способами:

      Сразу несколько с помощью CSV

      Создать одного пользователя очень просто. Выберите Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. Откроется диалоговое окно «Создание».

      Введите адрес электронной почты, имя и фамилию, а затем выберите группу для назначения пользователя (при необходимости).

      Отобразится флажок «Просмотреть их соглашения». Этот параметр предоставляет администратору доступ к учетной записи нового пользователя. Также установите этот флажок, если требуется контролировать транзакции нового агента.

      Если этого не сделать, вы все равно можете предоставить общий доступ, только для этого потребуется воспользоваться функцией общего доступа к учетной записи.

      После создания пользователя на указанный адрес электронной почты будет отправлено электронное сообщение с запросом на установку паролей. Когда это будет сделано, пользователь станет активен и сможет отправить свой первый документ!

      Для создания нескольких пользователей выберите Учетная запись > Пользователи, затем нажмите кнопку «+» на панели инструментов рядом с полем поиска. В диалоговом окне «Создание» нажмите Создать группу пользователей.

      Вам потребуется создать файл CSV, содержащий хотя бы два столбца: столбец адреса электронной почты и столбец имени/фамилии. Для ознакомления с форматом просмотрите пример файла CSV — нажмите ссылку Загрузить пример файла CSV. Подготовьте файл в заданном формате. Как только файл будет готов, нажмите Обзор и выберите файл.

      Одним из недостатков этого процесса является то, что вы не можете предоставить пользователю доступ к учетной записи администратора.

      📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎