Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? В среднем 5 лет, но продолжительность хранения зависит от типа документа. Точные сроки указаны в Налоговом кодексе и новом приказе Росархива, который вступил в силу 18.02.2020.

Законодательные основы

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

• меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
• меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

; ;
• приказа Росархива от 20.12.2019 № 236; ; ; для АО.

Основные сроки хранения

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности).

Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л.

Но если есть споры или разногласия, храните их до принятия решения.

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

5 л. после года составления.

По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним.

Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

В зависимости от даты создания:

• до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
• созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

6 л. после окончания года, в котором составлен.

Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

• до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
• созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле:

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

• до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
• созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации. Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).

Правила определения сроков

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Период хранения для счета-фактуры — до 30.09.2023, т. к. он использовался для расчета НДС в 3 кв.2019 г. (заявлен вычет), а срок исчисляется как 4 г. после налогового периода, в котором счет-фактура использовался, т. е. с 01.10.2019.

Период хранения товарной накладной зависит от ее квалификации:

• для подтверждения права на вычет НДС отсчитываем четырехлетний период с 01.10.2019 и получаем 30.09.2023 (по аналогии со счетом-фактурой);
• для признания стоимости товаров в расходах при исчислении налога на прибыль отсчитываем четырехлетний период с 01.01.2020 (так как налоговый период по налогу на прибыль — год) и получаем 31.12.2023;
• как первичный документ — отсчитываем 5 л. после года, в котором стоимость товаров признана в расходах, т. е. с 01.01.2020, и получаем 31.12.2024.

Получили три разные даты, следовательно, выбираем наиболее позднюю, это 31.12.2024.