Занятие №17-18 / Жилина О.А., Романова Н.Н. - Русский язык и культура речи. ч.2. Культура деловой речи - 2007
Ж72 Русскийязыкикультура речи: Учеб. пособие: В3 ч. – Ч. 2: Культура деловой речи. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007. – 108 с.
ISBN 5-7038-2929-1 ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2)
Вторая часть пособия «Русский язык и культура речи» содержит теоретические материалы по культуре деловой речи, образцы оформления деловых документов и задания, способствующие приобретению навыков и умений составления разножанровой документации, а также правильномуиспользованиюязыковыхсредстввписьменной речи.
Для студентов III – IV курсов всех факультетов. Возможно использование отдельных материалов в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.
Ольга Александровна Жилина Нина Навична Романова
Русский язык и культура речи
Часть 2. Культура деловой речи
Редактор Н.М. Маслова
Корректор Р.В. Царева Компьютерная верстка А.Ю. Ураловой
Подписано в печать 10.07.2006. Формат 60 84/16. Бумага офсетная.
Печ. л. 6,75. Усл. печ. л. 6,28. Уч.-изд. л. 5,95.
Тираж 1500 экз. Изд. № 83. Заказ
Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 105005, Москва, 2-я Бауманская ул., 5
МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2007
ISBN 5-7038-2931-3 (ч. 2)
Настоящее издание является второй частью учебного пособия «Русский язык и культура речи». Рассмотренные в первой части общие сведения по указанной тематике проецируются во второй части на актуальные ситуации письменного делового общения в сферах учебной, профессиональной, производственной и административной деятельности.
Пособие состоит из трех разделов, в каждом из которых представлены теоретические сведения и образцы разножанровой документации.
Теоретическая база пособия содержит: характеристику конструктивных и языковых особенностей официально-делового стиля речи, его подстилей, жанров и видов; изложение основ современного делопроизводства, правил составления и оформления частных и служебных документов (согласно ГОСТ).
В первом разделе рассматриваются особенности официальноделового стиля: назначение, сфера функционирования, жанровые разновидности, своеобразие лексики; предлагаются общие правила составления и оформления служебных документов.
Во втором разделе особое внимание уделено логическим основам составления деловых бумаг. Гармоничное сочетание содержания и формы – необходимое качество грамотно написанного служебного документа, поэтому подготовка таких бумаг предполагает творческий подход к смысловой стороне текста при строгой регламентированности формы. Здесь даны образцы наиболее часто используемых видов организационно-распорядительных (приказ, решение, распоряжение) и информационно-справочных документов (протокол, выписка из протокола, акт, докладная и объяснительная записки) в соответствии с государственными стандартами.
Специальный подраздел посвящен деловой корреспонденции. Здесь определены основные структурные и стилистические особенности деловых писем, предложены логические схемы составления различных типов писем, стандартные синтаксические кон-
струкции и лексико-грамматические модели, используемые в типичных ситуациях делового общения.
В третьем разделе рассмотрены особенности оформления частной деловой документации, даны образцы резюме, автобиографии, заявления и доверенности.
Включенные в приложение задания позволяют закрепить навыки использования лексико-грамматических и стилистических средств языка в различных видах и жанрах деловых документов. Сформированность коммуникативно-речевой компетенции студентов в сфере профессионального делового общения оценивается исходя из результатов выполнения текущих заданий и рубежной контрольной работы.
Учебный материал пособия апробирован преподавателями кафедры русского языка МГТУ им. Н.Э. Баумана. В процессе его подготовки авторы использовали данные современных лингвистических исследований и нормативные документы в области деловой коммуникации. Пособие адресовано в первую очередь российским студентам III–IV курсов всех факультетов университета. Материал отдельных тематических блоков может быть использован также в работе с иностранными учащимися на продвинутом этапе обучения.
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ КАК ПОДСИСТЕМА ЯЗЫКА
1.1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные
и языковые особенности жанров официально-делового стиля
Официально-деловой стиль – это стиль служебных актов, приказов, объявлений, заявлений, докладных записок, деловых писем и переговоров, т. е. необходимых инструментов обслуживания общественных отношений. В настоящее время деловое общение является наиболее распространенным видом социального общения. Оно охватывает сферу коммерческих и административно-правовых, эко- номико-правовых и дипломатических отношений.
«Язык официальный, – писал известный швейцарский языковед начала ХХ в. Шарль Балли, – резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской, он владеет совокупностью речевых фактов, служащих для того, чтобы в точных и безличных формулах выражать обстоятельства, которые накладывает на человека жизнь в обществе, начиная с нотариальных актов и полицейских уложений и кончая статьями кодекса и конституции…»
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст служебного письма, наличие навыков работы с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Хорошее знание языка становится обязательным компонентом общепрофессиональной подготовки не только менеджеров и руководителей разных уровней, но и инженеров, работающих в условиях рыночной экономики. Культуру речи, в том числе деловой, можно рассматривать как фактор, оказывающий определенное влияние на эффективность деятельности человека в различных областях. Высокий уровень речевой культуры способствует достижению успеха в любой сфере: науке, промышленности, торговле, искусстве и др.
Качество деловых отношений в немалой степени зависит от того, как люди общаются на совещаниях, конференциях, в ходе пе-
реговоров, в процессе переписки, от того, как оформляются приказы, распоряжения и т. п.
В официально-деловом стиле можно выделить следующие подстили:
• законодательный (государственные законы, указы, постановления);
• дипломатический (правительственные сообщения, заявления, коммюнике);
• административно-канцелярский (частная и должностная документация, деловая переписка, протоколы совещаний и переговоров, контракты).
Официально-деловой стиль – самый строгий и консервативный. Для него характерны краткость и максимальная точность изложения мысли. Его основные конструктивные особенности:
• формально-логический, стандартизованный способ изложения;
• императивность, четкость целевой установки;
• лаконизм формы при информационной насыщенности содержания;
• точность, конкретность формулировок, определений, оценок;
• объективность, эмоциональная нейтральность.
Языковые особенности официально-делового стиля:
• насыщенность терминологией и фразеологией деловой сферы общения, канцеляризмами, аббревиатурами, существительными, обозначающими субъекта-деятеля;
• частое употребление отглагольных существительных, субстантивированных прилагательных и причастий (в роли существительных), сложных слов, сложных (отыменных) предлогов;
• использование клишированных речевых моделей, «цепочки» существительных в род. падеже, глагольно-инфинитивных словосочетаний без личного местоимения;
• употребление сложных синтаксических конструкций, прямого порядка слов, номинативных предложений, пассивного залога, причастных оборотов и предложно-падежных словосочетаний вместо придаточныхпредложений, конструкцийсоднороднымичленами.
Любой функциональный стиль, в том числе и официальноделовой, находит выражение в совокупности жанров. Большинство ученых выделяют жанровую принадлежность текста как основной фактор, влияющий на его стилевые характеристики. Официальноделовой стиль присущ языку законов, постановлений, соглашений, деловых писем и т. д. Известно около 700 видов документов, в том
числе акт, анкета, автобиография, визитная карточка, диплом, доверенность, договор, заявление, инструкция, нота, паспорт, удостоверение, устав, характеристика и пр.
При жанровой классификации речевых произведений адми- нистративно-канцелярского подстиля (равно как и для других подстилей) официально-делового стиля следует учитывать два основных момента: предметно-тематический признак, с которым связаны цель и ситуация общения, и характер, определяющий композиционно-структурные особенности текста.
Исходя из сказанного, выделяем в текстах административноканцелярского подстиля четыре основные жанровые разновидности: 1) жанр организационно-распорядительных документов (устав, положение, должностная инструкция, приказ, решение, распоряжение, поручение и т. п.); 2) жанр информационно-справочных документов (протокол, акт, справка, доверенность, заявление и т. п.); 3) жанр деловой переписки (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма); 4) жанр договорных документов (договор, контракт, соглашение и т. п.).
Административно-канцелярский подстиль – это набор жанровых типов, объединенных сходной ситуацией и целью высказывания и обладающих общими лингвостилистическими чертами.
1.2. Письменная деловая коммуникация. Виды служебных документов и общие правила их составления и оформления
Основная задача составителя документа – предельно точно отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки фактов и ситуации в целом.
Работа с документом – это, прежде всего, работа с текстом. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию и не должен противоречить ранее изданным документам по этому вопросу.
Характерные особенности деловых бумаг:
• точность, не допускающая возможности иных толкований;
• долженствующе-предписывающий характер изложения. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых
текстах, и общая регламентация формы документов определяют другую важнейшую особенность деловой речи – высокую частотность отдельных языковых форм в определенных фрагментах текстов документов. Простейший пример – абсолютное преобладание форм им. падежа в документах, текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.
Основные стилистические особенности деловой документации:
• как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснении в тексте (обычно в скобках);
• при использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается их искажение или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.;
• фразеологическая устойчивость, наполнение готовыми языковыми формулами, что ограничивает возможности лексической сочетаемости слов, например: служебное письмо составляется (не пишется ) и направляется (не посылается ), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д.;
• преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Из односоставных активно употребляются номинативные, безличные, а в некоторых видах документов (приказах, служебных пись-
мах) – определенно-личные: В целях. необходимо выделить. ; В случае. следует сократить. ; Приказываю. ; Обращаем Ваше внимание. ;
• из сложных предложений более распространены сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа « выполни-
ли договорные условия, что позволяет… »;
• широкое употребление конструкций с отыменными предло-
гами ( В порядке надзора. ; В связи с отказом. ) позволяет избе-
гать частого употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными;
• использование причастных оборотов и обособленных дополнений с мотивирующими отыменными предлогами; деепричастные обороты обычно представляют собой устойчивые конструк-
ции ( исходя из. ; принимая во внимание. ; учитывая, что. ) ;
• частое использование страдательных конструкций ( предо-
ставляется возможность. ; комиссией было обнаружено… ) и
безличных форм, хотя, как правило, в целом документ составляется от 3-го лица;
• использование нетипичных для других языковых стилей словообразований, например форм множественного числа у отвлеченных существительных: число продаж (в значении «число актов продажи»); мирные инициативы нашей страны; различные применения прибора и т. п.;
• использование во многих случаях предложений с большим количеством слов, что обусловлено распространенностью конструкций.
Большое количество слов в предложениях объясняется необходимостью максимально точно выразить мысль. Очень часты, например, предложения с последовательным подчинением однотипных падежных форм, т. е. «нанизыванием падежей» (обычно форм род. падежа), например: Направляем Вам акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода. Высока частотность предложений с однородными членами, к числу которых относятся сложные перечисления, имеющие рубрицированное построение. Пример: Собрание постановляет: 1) определить. а). б). в). ;
2) организовать. а). б). в). ; 3) назначить. Каждая рубрика может быть любой сложности, скажем, включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д. Рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.
Особого внимания требует стандартизация деловой речи, в которой используется огромное количество проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск формулировок, когда нужно охарактеризовать стандартные ситуации. Стандарт обеспечивает высокую степень точности отражения регулярно повторяющихся ситуаций. При помощи языковых выражений-заготовок, которые располагаются в строго определенной последовательности, строится текст делового документа.