10 советов по использованию Google Workspace в некоммерческих организациях

Чтобы решать серьезные проблемы, нужны подходящие инструменты. Google Workspace for Nonprofits помогает некоммерческим организациям, которые соответствуют нашим требованиям, эффективнее взаимодействовать и сотрудничать, обеспечивая при этом безопасность данных и круглосуточную поддержку. Пакет включает такие инструменты, как Gmail, Календарь и Диск, позволяя сосредоточиться на результатах, а не на администрировании. Также доступны скидки на пакеты G Suite Business и G Suite Enterprise. Более подробную информацию можно найти в статье Как активировать версию Google Workspace for Nonprofits.

Упускаете из виду важные документы, хранящиеся в разных местах? Перенесите свой контент на Google Диск или общий диск, где можно предоставить доступ к файлам сотрудникам, волонтерам, донорам и руководителям. Выполнив поиск на Диске, вы можете найти нужный документ или папку за несколько секунд.

Не знаете, какие визуальные материалы и данные добавить в презентацию? Воспользуйтесь функцией "Расширенный поиск" в Таблицах или Презентациях, чтобы посмотреть варианты форматирования, диаграммы, средства анализа данных или ответы на вопросы. Если некоторые участники команды работают дистанционно, вы можете показать им свой экран во время видеовстречи Google Meet. Вы можете даже создать запись встречи, чтобы затем отправить ее пользователям.

В Документах можно создавать заявки на гранты. Чтобы они выглядели профессионально, добавьте изображения или карты. Предоставьте общий доступ к заявке и обсуждайте ее в режиме реального времени, используя адресные комментарии. И забудьте о многочисленных черновиках: в истории изменений видно, кто и когда внес каждую правку, так что вы всегда можете вернуться к одной из предыдущих версий. Наконец, экспортируйте заявку в PDF-файл, чтобы придать ей солидность.

В Google Календаре создайте общий календарь для сотрудников, волонтеров и руководства, чтобы упростить планирование. Общайтесь с ними лицом к лицу в Google Meet. Используйте версии продуктов Google Workspace для мобильных устройств, чтобы продолжать работу даже во время путешествий.

Слишком много непрочитанных писем в почтовом ящике? Фильтры и ярлыки в Gmail позволяют упорядочить входящие сообщения по отправителю или содержанию, так что вы не пропустите письма о заявках на гранты, донорах или основных программах. Наконец, вы можете использовать шаблоны ответов в Gmail, чтобы быстрее отвечать на сообщения.

Вам приходится заново изобретать процесс адаптации для каждого нового сотрудника или волонтера? С помощью Сайтов можно создать внутренний или внешний веб-сайт и разместить на нем всю необходимую информацию для новичков. На этом сайте можно публиковать документы с Диска, фиксировать контактную информацию или подтверждать завершение обучения в Формах. Добавляйте новых людей в Группы (сотрудников, волонтеров и т. д.), чтобы предоставить им доступ к материалам для определенных ролей и спискам рассылки.

Если вам нужно найти волонтеров для предстоящего проекта, создайте анкету для сбора информации с помощью Форм. Опубликуйте форму на своем сайте или отправьте ссылку на нее для сбора ответов. Экспортируйте ответы в Таблицы для фильтрации данных и анализа тенденций. Наконец, с помощью Групп создайте новую группу для общения и совместной работы с волонтерами. Отправьте пригласительное письмо со ссылкой на веб-сайт для волонтеров, созданный с помощью Google Сайтов.

Если вам нужно обучить людей из разных городов и стран, создайте единый учебный веб-ресурс с помощью Google Сайтов. Храните задания для новых сотрудников, правила организации и другие важные документы на Диске или общих дисках, а также добавляйте эти файлы на учебный сайт. Не тратьте время и деньги на командировки – проводите международные семинары в Google Meet. Сделайте запись семинара и разместите ее на канале YouTube, чтобы охватить волонтеров.

Не можете получить доступ к грантам, данным или отчетам сотрудника или волонтера, покинувшего организацию? Используйте общие диски, которые позволяют разным командам хранить и искать контент, а также делиться им. При этом все материалы остаются на общем диске, даже если люди покидают вашу организацию.

Создайте обзор маркетинговой кампании в Документах и поделитесь им с внутренними заинтересованными лицами, а затем распространите эту идею дальше. Некоммерческие организации, соответствующие нашим требованиям, могут участвовать в программе Ad Grants, которая позволяет размещать некоммерческие объявления в Google Рекламе. Создайте канал YouTube и разместите видеоматериалы, описывающие историю вашей организации. Продвигайте свою кампанию на странице организации в Google Сайтах – побуждайте участников сообщества делиться своими идеями и принимать участие в проектах через Формы.