Что делать, если бухгалтерские документы утеряны

Прежде чем рассмотреть проблемы, которые могут возникнуть в случае утери бухгалтерских документов, и возможные варианты их решения, выясним, что же это такое - бухгалтерские документы.

На первый взгляд, это вопрос сверхлегкий. Человек, имеющий хоть какое-то отношение к бухгалтерскому учету, должен знать, какие документы можно считать бухгалтерскими.

Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности вообще не дает определения термина "бухгалтерские документы". Упоминается только термин "бухгалтерские регистры", которые и являются в прямом понимании "бухгалтерским документом". Но тут есть еще одно определение - "первичные учетные документы".

Возникает вопрос: является ли первичный документ бухгалтерским? Можно сказать однозначно - да, является. И вот почему. Каждая хозяйственная операция - это соответствующий объем экономической информации; а информацию необходимо контролировать. И не просто записать на счетах бухгалтерского учета, а сначала оформить документально. То есть первичный документ становится основным (и важнейшим) носителем информации, которая систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета. Таким образом, бухгалтерские документы - это регистры бухгалтерского учета (журналы-ордеры, оборотно-сальдовые ведомости, главная книга и т. п.) и первичные документы (накладные, счета, акты, прибыльные и расходные кассовые ордеры и т. п.) 1 . Ведение таких документов обязательно для каждого предприятия, а ответственным за это является владелец (или должностное лицо) и в большинстве случаев - введенный в штат бухгалтер.

1 В подтверждение этого см.: М. В. Кужельний, В. Г. Лінник. Теорія бухгалтерського обліку. - 2001. - С. 162 - 175.

Теперь выясним, что делать упомянутым лицам, если по не зависящим от них обстоятельствам (самые распространенные - кража, пожар) бухгалтерские документы утеряны навсегда?

В соответствии со ст. 185 УК Украины, кража - это тайное хищение государственного, коллективного или индивидуального имущества. Главный характерный признак кражи - тайный способ действия лица, осуществившего кражу.

Если субъект предпринимательской деятельности (владелец, должностное лицо, бухгалтер) обнаружил у себя кражу бухгалтерских документов, он должен немедленно уведомить об этом органы внутренних дел. Приехав на место кражи, сотрудники органов внутренних дел составляют акт, в котором удостоверяется факт кражи бухгалтерских документов. Акт подписывают должностные лица органов внутренних дел, и это - официальный документ.

В соответствии с Законом о пожарной безопасности, в случае возникновения пожара на предприятии лицо, установившее данный факт, должно сообщить об этом пожарной охране и принять меры по ее ликвидации, спасению людей и имущества. Но часто бывает так, что по приезде пожарников спасти имущество (в нашем случае - бухгалтерские документы) не удается. Тогда, в соответствии с положениями Постановления №508, составляется документ установленной формы (акт), удостоверяющий факт пожара. В акте среди перечня утерянного при пожаре имущества должны быть указаны и бухгалтерские документы. Таким образом, акт, составленный и подписанный представителями пожарной службы, удостоверяет факт утери бухгалтерских документов при пожаре и является официальным документом.

В случае утери (пожара, кражи) товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов их восстановление не является обязательным, если производственный процесс на предприятии можно наладить (продолжить) без них. Что же касается бухгалтерских документов, то их восстановление - первоочередная задача руководства предприятия (бухгалтера), и вот почему.

Бухгалтера, скорее всего, будут интересовать налоговые последствия утери бухгалтерских документов. И в данном случае нет разницы, подтверждена утеря официальными органами (пожарной службой или органами внутренних дел) или нет. Да, акт, составленный по результатам кражи или пожара, какое-то время может служить подтверждающим документом факта утери и, возможно, оградит предприятие от финансовых санкций, в первую очередь за неподачу официальной отчетности, а также за неуплату налогов в определенные законодательными актами сроки. Но необходимо помнить, что ни одним нормативным актом в сфере налогообложения вопрос отсутствия бухгалтерских документов четко не рассматривается (или не рассматривается вообще).

Рассмотрим пример . В марте текущего года на частном предприятии (ЧП) произошла кража первичных бухгалтерских документов (в частности накладных на приобретение товарно-материальных ценностей и налоговых накладных).

В соответствии с пп. 5.3.9 Закона о налогообложении прибыли, не относятся к составу валовых расходов любые расходы, не подтвержденные соответствующими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета (в данном случае упомянутые документы - накладные). В случае же утери указанных накладных предприятие (налогоплательщик) имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и принять меры, необходимые для восстановления таких документов . Письменное заявление обязательно должно быть отправлено до или вместе с подачей расчета налоговых обязательств отчетного периода (в соответствии с пп. 4.1.4 п. 4.1 ст. 4 Закона №2181, налоговая декларация подается в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала, в данном случае - до 10 мая).

Если же ЧП не подаст в течение 40 календарных дней письменное заявление (вместе с актом, фиксирующим факт кражи) и не восстановит указанные накладные до окончания налогового периода, наступающего за отчетным (в данном случае - до 30 июня), не подтвержденные накладными расходы не признаются валовыми расходами и на сумму недоуплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки НБУ, увеличенной в 1,2 раза.

В случае если ЧП восстановит указанные накладные в последующих периодах (в III или IV квартале текущего года), подтвержденные расходы (с учетом уплаченной пени) включаются в валовые расходы налогового периода, на который приходится такое восстановление.

Это же касается и налога на добавленную стоимость. В соответствии с пп. 7.4.5 Закона о НДС, не разрешается включать в налоговый кредит какие-либо расходы по уплате налога, не подтвержденные налоговыми накладными.

Все рекомендации по восстановлению бухгалтерских документов можно свести к двум: воспользоваться услугами аудиторской фирмы или же обойтись собственными силами.

Если идти первым путем, восстановление документов происходит относительно быстро, но со значительными материальными затратами для предприятия.

Что же касается восстановления документов собственными силами, то необходимо выполнить следующие действия:

- подать запрос в налоговую инспекцию, статистику, социальный и пенсионный фонды, обслуживающий банк, контрагентам по поводу получения копий отчетности истекшего периода, выписок банка, накладных, счетов и т. п.;

- составить акты сверок расчетов с вышеприведенными органами и контрагентами;

- в соответствии с полученными документами восстановить регистры бухгалтерского учета.

В заключение отметим, что, в соответствии с требованиями Приказа №41, предприятие должно хранить документы бухгалтерского учета и первичные бухгалтерские документы от 3 до 75 лет.

1. Закон о бухгалтерском учете и финансовой отчетности - Закон Украины от 16.07.99 г. №996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

2. Закон о налогообложении прибыли - Закон Украины от 22.05.97 г. №283/97-ВР "О налогообложении прибыли предприятий".

3. Закон о НДС - Закон Украины от 03.04.97 г. №168/97-ВР "О налоге на добавленную стоимость".

4. Закон №2181 - Закон Украины от 21.12.2000 г. №2181-III "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами".

5. Закон о пожарной безопасности - Закон Украины от 17.12.93 г. №3745-XII "О пожарной безопасности".

6. Постановление №508 - Правила учета пожаров и их последствий, утвержденные постановлением Кабинета Министров Украины от 26.07.94 г. №508.

Андрей КОМАРОВ, сопредседатель ЗАО АФ «Перспектива-К», Евгений ГУБА, помощник аудитора

Сдавайтесь вовремя Суть дела :: Практика Потому что за несвоевременную сдачу налоговой декларации предприятие будет оштрафовано дважды - и по подпункту 17.1.1 Закона №2181, и по подпункту 17.1.2.

Документы проверены, но еще необходимы № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика Если на предприятии прошла плановая проверка ГНИ за 3 года, то может ли предприятие сдать документы, охваченные проверкой, в архив? .

Уступка права требования «единщику» № 22 (1.6.2015) :: Суть дела :: Практика ООО на общей системе хочет уступить право требования долга в 10 тыс. грн. Уступает ООО на едином налоге. Варианта два: уступка за 3 тыс. гривень или уступка бесплатно. Какой вариант выгоднее с точки зрения налогообложения? Когда возникает дохо.